De werkkostenregeling (WKR) voor werkgevers. Hoe werkt die precies?

In 2015 is de werkkostenregeling ingesteld in Nederland. Vanaf dat moment zijn maar liefst 29 regelgevingen in één klap vervangen door één regeling. Superhandig, natuurlijk, maar toch brengt de WKR nog vaak vragen met zich mee. Vragen die we in deze blog zullen beantwoorden.

Dus, hoe zit de werkkostenregeling precies in elkaar? En hoe kan de Epassi-app helpen om de maximale waarde te creëren? In deze blog leggen we je uit hoe het zit.

Wat is de werkkostenregeling precies?

Eerst even de term ontleden. De werkkostenregeling is een regeling voor de kosten die jij als werkgever voor je werknemers vergoedt. De regeling houdt in dat niet al deze kosten worden belast. De overheid heeft al voor je vastgesteld welke kosten dat zijn.

De onbelaste ‘ruimte’ waarbinnen je bepaalde kosten belastingvrij mag aangeven, wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Hoe groot die vrije ruimte is, en daardoor het belastingvrije budget, hangt af van de loonsom van het bedrijf. In 2026 mag je maximaal 2% van de fiscale loonsom tot €400.000 plus 1,18% over het meerdere besteden aan onbelaste vergoedingen.

Voor de vergoedingen daarboven betaal je een eindheffing van 80%. Niet alle vergoedingen en verstrekkingen zullen ten koste van de vrije ruimte gaan. Er zijn namelijk nog andere opties. Wanneer je als werkgever iets van je werknemer vergoedt zijn er verschillende opties:

• Een gerichte vrijstelling;
• Nihilwaardering;
• Intermediaire kosten.

Vrije ruimte werkkostenregeling

Sinds 2025 is de vrije ruimte over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom verhoogd van 1,92% naar 2%. In 2026 is dat percentage gelijk gebleven. Dit vinden we goed nieuws, natuurlijk, want daardoor hebben werkgevers een stuk meer belastingvrij budget om voor hun werknemers beschikbaar te stellen.

Welke kosten vallen onder de vrije ruimte?

Als werkgever ben je redelijk vrij om de WKR in te vullen zoals jij wilt. Er zijn natuurlijk de welbekende skitripjes en werkuitjes, maar er zijn nog veel meer soorten vergoedingen die onder de vrije ruimte vallen, ook zaken waar werknemers privé voordeel van hebben:

• Sportabonnementen bij een sportschool of yogastudio;
• Coaching met een focus op persoonlijke ontwikkeling en wellbeing;
• kerstpakketten;
• toegang tot co-working spaces;
• kinderopvang.

Je kunt de vrije ruimte in de werkkostenregeling tot op zekere hoogte vrij besteden aan kosten, vergoedingen of giften voor je werknemers. Waar Epassi jou mee helpt is de WKR flexibel inzetten. Door de WKR te veranderen in budget dat werknemers kunnen besteden in de Epassi-app, kunnen ze zelf kiezen waar ze het aan besteden. Dit biedt fiscale voordelen voor werkgevers, aangezien het de mogelijkheid biedt om belastingvrije vergoedingen op een flexibele manier te verstrekken.

Je kunt de vrije ruimte in de werkkostenregeling tot op zekere hoogte vrij besteden aan kosten, vergoedingen of giften voor je werknemers.

Nihilwaardering

Naast de WKR zijn er een aantal nihilwaarderingen voor bepaalde kosten voor werknemers. Deze kosten worden als ‘nihil’ gezien en tellen niet mee voor de WKR. De belastingdienst heeft vastgesteld dat deze nihilwaardering alleen geldt voor voorzieningen die ook op de werkplek gebruikt worden. Iedere vorm van salaris is van deze regeling uitgesloten. Onder de nihilwaardering vallen o.a.:

• Voorzieningen die werknemers op de werkplek gebruiken;
• consumpties op de werkplek die niet onderdeel zijn van een maaltijd, zoals thee, koffie of soep;
• werkkleding;
• voorzieningen voor het thuiskantoor.

Dat wat je niet gericht vrijgesteld hebt, of als nihil gewaardeerd is, moet aangemerkt worden als individueel loon of eindheffingsloon, waardoor het dus weer wél binnen de vrije ruimte valt.

Welke kosten behoren niet tot de vrije ruimte?

Naast de kosten die binnen de vrije ruimte van de WKR vallen, zijn er ook kosten die daarbuiten vallen en ook niet als nihil gewaardeerd kunnen worden. Dit zijn kosten zoals:

• Intermediaire kosten: kosten die een medewerker voor zijn werkgever maakt. Zoals een zakelijke lunch die wordt voorgeschoten. Deze kan onbelast worden vergoed, omdat het niet als salaris wordt gezien. Dit zal dan niet ten koste van de vrije ruimte gaan.
• Gerichte vrijstellingen: er zijn gerichte vrijstellingen die onbelast vergoed kunnen worden, maar geen invloed hebben op je vrije ruimte. Daaronder vallen zaken als reiskosten tot € 0,25 per kilometer, abonnementen voor het OV, maaltijden bij overwerk, verhuiskosten vanwege werk en het aanvragen van de VOG.
• Een leasefiets (fietslease): bij privégebruik geldt 7% bijtelling per jaar over de consumentenadviesprijs. De leasefiets gaat daardoor niet ten koste van de vrije ruimte.

De WKR flexibel en effectief inzetten via Epassi

Zoals we al eerder zeiden, zijn er ook andere manieren om de WKR te gebruiken dan de clichés. Via Epassi kun je de WKR inzetten als flexibel budget dat werknemers kunnen besteden aan benefits die ze zelf (en ook écht) willen. Zo geef je je werknemers precies waar ze behoefte aan hebben. Die flexibele en persoonlijke compensatie zorgt voor echte engagement.

Zo geef je je werknemers precies waar ze behoefte aan hebben.

Wat is Epassi precies?

Met Epassi bundel je je employee benefits in één overzichtelijke regeling. Je kiest het pakket dat past bij jouw organisatie: Flex Sports, Flex Vitaal of Flex Benefits.

• Sport: medewerkers kiezen een vaste sportlocatie of sporten flexibel via Workit by Epassi, met voordeel bij meer dan 5000 sportlocaties in heel Nederland.
• Coaching en mentale ondersteuning: via TELUS Health, vertrouwelijk en ook beschikbaar voor gezinsleden.
• Kortingen: collectieve kortingen op dagelijkse uitgaven, standaard in alle pakketten.
• Fietsplan en fietslease: als aparte add-ons aan elk pakket toe te voegen.
• Grip op kosten en de WKR: vanuit één centraal portaal koppel je HR- en payrollsystemen en beheer je budgetten.

Benieuwd hoe jij de WKR flexibel inzet? Neem contact met ons op.