Guide

Hybride werken: zo regel je het goed voor je team.

Bij hybride werken werken medewerkers deels thuis en deels op kantoor. Dat geeft vrijheid, maar vraagt ook om goede afspraken. Op deze pagina lees je wat je als werkgever moet regelen, welke vergoedingen fiscaal slim zijn en hoe je je team verbonden houdt.

  • Wat je regelt voor de thuiswerkplek
  • Helder wat verplicht is en wat niet
  • Vergoedingen fiscaal slim inzetten
Plan een adviesgesprek Download ons benefitsrapport
small-Getty 1374574386

Wat is hybride werken?

Hybride werken betekent dat medewerkers hun werktijd verdelen over verschillende plekken, meestal thuis en op kantoor. Hoe die verdeling eruitziet, verschilt per organisatie en soms per team. Deze begrippen kom je vaak tegen:

Hybride werken
Deels thuis en deels op kantoor werken, met afspraken over wanneer je waar bent.

Plaatsonafhankelijk werken
Werken op een plek die je zelf kiest, zoals thuis of in een flexwerkplek.

Thuiswerkbeleid
Afspraken over thuiswerken, zoals vaste kantoordagen, bereikbaarheid en vergoedingen.

Thuiswerkvergoeding
Een vergoeding voor de kosten van thuiswerken, zoals energie, koffie en internet. In 2026 is die tot € 2,45 per dag onbelast.

 

Waarom hybride werken ertoe doet.

Hybride werken is in Nederland de norm geworden. In 2023 werkte 52% van alle werkenden soms of meestal thuis, gemiddeld zo'n 15 uur per week. Vier op de vijf bedrijven bieden de mogelijkheid om thuis te werken, en dat aandeel is sinds 2022 nauwelijks veranderd.

Voor medewerkers weegt die flexibiliteit zwaar. Uit The Great Employee Benefits Study 2026 van Epassi blijkt dat een goede balans tussen werk en privé de belangrijkste reden is om bij een werkgever te blijven (24%). Salaris komt pas op de vijfde plek (9%). Een goede hybride regeling is dus ook een manier om mensen te behouden.

Bronnen: CBS; The Great Employee Benefits Study 2026.

Hybride werken goed regelen: vier aandachtspunten.

Een goede werkplek thuis

Wie thuis werkt, heeft dezelfde basis nodig als op kantoor.

  • Bureau en stoel. Een ergonomische werkplek voorkomt nek- en rugklachten.
  • Laptop, scherm en telefoon. Onbelast te verstrekken als ze nodig zijn voor het werk.
  • Thuiswerkvergoeding. Voor energie, koffie en internet, in 2026 tot € 2,45 per thuiswerkdag.
  • Korting op een thuiswerkplek. Voordelig een goede stoel of headset kiezen.

Tijd en flexibiliteit

Ruimte om werk en privé goed op elkaar af te stemmen.

  • Flexibele werktijden. Werken op de momenten die passen bij het leven van je medewerkers.
  • Verlofdagen bij- of verkopen. Extra bovenwettelijke dagen kopen of verkopen.
  • Duidelijke afspraken over bereikbaarheid. Zodat werk niet ongemerkt de avond in loopt.

Verbinding en welzijn

Minder samen op kantoor betekent meer aandacht voor contact en gezondheid.

  • Coaching en mentale ondersteuning. Laagdrempelige hulp bij stress, werkdruk of eenzaamheid.
  • Sporten dicht bij huis. Ook op thuiswerkdagen even in beweging.
  • Teamdagen en uitjes. Bewust momenten plannen om elkaar te zien.

Kantoor dat de reis waard is

Medewerkers komen naar kantoor als dat iets toevoegt.

  • Vaste teamdagen. Samen op kantoor op dezelfde dagen, voor overleg en contact.
  • Reiskostenvergoeding. In 2026 tot € 0,25 per kilometer onbelast.
  • Fietsplan. Gezond en voordelig naar kantoor op de dagen dat je er bent.

Hybride werken: wat is verplicht en wat niet?

Medewerkers hebben geen recht op thuiswerken. Maar als ze thuiswerken, gelden er wel regels, ook voor jou als werkgever.

 

Wettelijk verplicht

  • Een veilige en gezonde werkplek, ook thuis
  • Thuiswerken meenemen in je RI&E
  • Een verzoek om thuis te werken serieus overwegen (vanaf 10 medewerkers)
  • Werk- en rusttijden respecteren, ook bij thuiswerken

Eigen keuze of via de cao

  • Thuiswerkvergoeding
  • Budget of spullen voor de thuiswerkplek
  • Laptop en telefoon van de zaak
  • Vaste kantoordagen
  • Reiskostenvergoeding

Leg je afspraken vast in een thuiswerkbeleid. Dan weet iedereen waar hij aan toe is.

Hybride werken en de fiscus.

De meeste voorzieningen voor hybride werken kun je onbelast geven, zonder dat het je vrije ruimte kost.

Gerichte vrijstelling
De thuiswerkvergoeding van maximaal € 2,45 per dag en de reiskostenvergoeding van maximaal € 0,25 per kilometer. Voor woon-werkverkeer kies je per dag de ene óf de andere, niet allebei.

Arbovoorzieningen
Een bureau, stoel of verlichting voor thuis is onbelast als die voortkomt uit je arbobeleid en de medewerker er zelf niets aan bijdraagt.

Noodzakelijkheidscriterium
Een laptop, telefoon of scherm is onbelast als het nodig is voor het werk.

Hoe je de vrije ruimte berekent en slim inzet, lees je in de WKR-guide.

 

Wat verandert er in 2027?

Er staan een paar veranderingen op stapel die invloed hebben op je hybride regeling. Dit zijn de belangrijkste:

  • Hogere thuiswerkvergoeding. De onbelaste vergoeding gaat naar verwachting naar € 2,50 per thuiswerkdag.
  • Meer vrije ruimte. Het percentage over de eerste € 400.000 van de loonsom stijgt van 2% naar 2,16%. Deze verhoging staat al vast.
  • Minder organisaties hoeven te rapporteren. Organisaties met minder dan 250 medewerkers hoeven straks niet meer te rapporteren over hun woon-werk- en zakelijke kilometers. Thuiswerkdagen tellen daarin mee als dagen zonder reis.

Let op: de nieuwe rapportagegrens is nog een voorstel. Die gaat pas in als het kabinet het besluit definitief maakt.

 

Hybride werken in de praktijk.

Hybride werken
Hoe bouw je benefits voor hybride teams?
Een medewerker die vooral thuis werkt, heeft andere wensen dan een collega die elke dag op kantoor is. Met keuze in je pakket sluit je aan op hoe en waar mensen echt werken.
Lees verder
medium-GettyImages-1470032912 Kopie
Waarom is flexibiliteit zo belangrijk?
Medewerkers willen zelf kunnen bepalen wanneer en waar ze werken. Flexibiliteit staat daarom steeds hoger op het lijstje, en weegt soms zwaarder dan een hoger salaris.
Lees verder
medium-GettyImages-1829995603
Wat zijn flexibele arbeidsvoorwaarden?
Bij flexibele arbeidsvoorwaarden kiezen medewerkers zelf uit een aanbod. Zo sluit je pakket aan bij elke levensfase en elke manier van werken.
Lees verder
small-GettyImages-1425203469-1
Hoe maak je vakantiegeld en verlof flexibel?
Medewerkers kiezen of ze hun vakantiegeld in één keer ontvangen of maandelijks. Afhankelijk van je regeling kopen of verkopen ze bovenwettelijke vakantiedagen. Zo krijgen ze meer regie over tijd en geld.
Lees verder

Hybride werken regelen met Epassi.

Met Epassi hebben medewerkers hun benefits altijd bij de hand, thuis of op kantoor. Alles staat in één app.

Thuiswerkplek en elektronica

Korting op een goede werkplek thuis.

Lees meer

All-access sportnetwerk

Flexibel sporten bij meerdere locaties, ook dicht bij huis.

Lees meer

Coaching en mentale ondersteuning

Coaching bij mentale gezondheid, leefstijl en financiën.

Lees meer

Fietsplan

Een fiets kopen met fiscaal voordeel.

Lees meer

Zo werkt het.

Vakantiegeld

1

Kies je benefits
Stel een pakket samen dat past bij je organisatie en budget.
Vakantiegeld

2

Wij richten het in
Wij helpen je met de inrichting en de communicatie naar je medewerkers.
Vakantiegeld

3

Houd overzicht
In het Manager Portaal zie je gebruik en kosten in één oogopslag.

 

Veelgestelde vragen over hybride werken.

Hebben medewerkers recht op thuiswerken?

Nee. Medewerkers kunnen wel een verzoek indienen om thuis te werken. Heb je 10 of meer medewerkers, dan ben je verplicht dat verzoek serieus te overwegen en te beantwoorden. Het wetsvoorstel dat thuiswerken makkelijker afdwingbaar moest maken, is in 2023 door de Eerste Kamer verworpen.

Mag je vaste kantoordagen verplichten?

Ja. Als werkgever bepaal je in principe waar het werk wordt gedaan, binnen de afspraken in de arbeidsovereenkomst en de cao. Leg vaste kantoordagen vast in je thuiswerkbeleid, zodat het voor iedereen duidelijk is.

Moet je als werkgever een bureau en stoel betalen?

Verplicht je medewerkers om thuis te werken, dan moet je zorgen voor een goede werkplek. Kiezen ze er zelf voor, terwijl er op kantoor plek is, dan ben je dat niet verplicht. Het is wel verstandig, want een slechte werkplek leidt sneller tot klachten.

Kun je een vaste vergoeding geven bij hybride werken?

Ja. Werken medewerkers volgens een vast patroon, bijvoorbeeld twee dagen thuis en drie op kantoor, dan kun je een vaste thuiswerk- en reiskostenvergoeding geven op basis van dat patroon. Verandert het patroon structureel, dan pas je de vergoeding aan.

Hoe houd je een hybride team betrokken?

Plan bewust momenten om elkaar te zien, zoals vaste teamdagen. Houd regelmatig contact, ook met wie veel thuiswerkt. En bied benefits die overal te gebruiken zijn, zodat iedereen er evenveel aan heeft.